Debatir entre marcas de CRM, comparar sus lista de funciones, precios y popularidad, no es precisamente el mejor método para elegir un CRM. Este tipo de análisis nos da una visión muy lejana a nuestras necesidades reales.
Vayamos a la definición de CRM (Customer Relationship Management): es un sistema diseñado para no perder clientes., donde volcamos los procesos más valiosos de nuestro sistema de ventas y atención a clientes.
Ojo, cuando hablamos de sistema, no tiene por qué tratarse de una súper plataforma tecnológica. Un excel bien organizado, que responda a un método y se utilice sistemáticamente por todo el equipo comercial, puede ser un excelente CRM.
De hecho, el excel es el primer CRM de la mayoría de los negocios. Aunque está demostrado que es difícil sostenerlo durante la vida útil del negocio.
5 criterios que sí o sí debes valorar a la hora de elegir un CRM
Independientemente de la industria en la que enmarques tu negocio hay 6 criterios que conforman el método de oro para elegir el mejor CRM para tu negocio.
Complejidad del setup
Puede que ya utilices un CRM o simplemente tengas datos de clientes dispersos en tu agenda y correos electrónicos. Independientemente de cuál sea tu caso, tienes un primer objetivo: organizar tu lista de clientes y documentar de forma organizada tu historia con ellos.
Este primer trabajo, se denomina setup. Implica procesos de estandarización y transmisión de datos para conformar una base sólida en tu nuevo sistema. El proceso puede ser más o menos manual, cada plataforma CRM cuenta con métodos disponibles para este proceso.
Comparar los métodos de carga o migración de datos, podría ser un primer requisito de evaluación, aunque no se trate del criterio más determinante.
Capacidad de transformación
El éxito económico de los CRM y sus distribuidores, se basa en la estandarización de lógicas y herramientas. Se trata de Software o empresas de consultoría que crecen técnicamente, a partir de la experiencia de uso de sus clientes.
La estandarización tiene puntos positivos, pero es clave analizar hasta qué punto existe flexibilidad para ajustar el funcionamiento a tu método de venta.
Recuerda que el mejor CRM es el que más se ajuste a tu método comercial.
STOP, no necesitas cambiar tu sistema de ventas.
Agregamos soluciones de IA a tu sistema convencional.
Es clave evaluar la capacidad elástica de los CRM antes de decidirnos por uno. Por capacidad elástica no solo entendemos su capacidad de absorber volúmenes de datos, sino de permitirnos ajustes en el diseño de su funcionamiento, para adaptar la herramienta a nuestro método, y no al revés.
Integración con otras herramientas
Por completo que pueda ser el CRM, todo modelo de gestión tiene procesos administrativos externos al sistema de ventas.
Las grandes empresas de software se disputan el mercado ofreciendo no solo CRMs, sino que ofrecen una familia de software que se comunican perfectamente entre ellos y así, la curva de aprendizaje y el esfuerzo de implantación se logra reducir sustancialmente.
En cambio, estas soluciones integrales “familias de software” suelen ser muy caras y poco prácticas para pequeños y medianos negocios. Donde el precio de las herramientas y el coste del cambio, juegan en contra.
Por tanto, sí o sí necesitas que tu CRM esté preparado para emitir y recibir comunicaciones automatizadas de los entornos más modernos. Esta capa deberá además ser compatible con las lógicas de integración que se gestionan actualmente con las herramientas de IA más populares.
Omnicanalidad
El uso de múltiples plataformas de comunicación es una realidad y a la vez un reto para las empresas. Entre Whatsapp, email, redes sociales, Telegram, SMS y similares, es difícil no dispersarse y perder oportunidades para vender más y mejor. Es clave, que tu próximo CRM permite integrar y seguir la comunicación desde un mismo punto, independientemente del canal utilizado en cada momento
Curva de aprendizaje
Cuando comparamos erróneamente los CRM, teniendo en cuenta la lista de “funciones y posibilidades” olvidamos que cada función requiere un punto visual de inicio en la interfaz de uso del CRM. Una vez más, la extensión de la lista de funciones puede ser un elemento en contra si no las necesitamos todas, ya que hará más complejo el uso del CRM.
Necesitas valorar qué CRM se acerca más al Nº de funciones que necesitas. Es tan peligroso elegir un CRM al que faltan funciones necesarias como elegir un CRM que exceda por mucho las funciones que tu equipo de ventas necesita. El exceso de funciones suele revelar un entorno complejo de trabajo y a la vez, altísimos costes asociados a la curva de aprendizaje y mayor resistencia al uso.